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工作效率/開會 key man出席才算數

工作效率/開會 key man出席才算數

上班族參加大大小小的會議,不但浪費時間,更是工作效率最大殺手。想要開會有效率,必須「找到key man(關鍵人物)、做好準備」,但也有人認為「開更多會」,才能讓會議更有效率。
 
  曾在連鎖補教業擔任管理部經理的Robert,曾開過一場馬拉松會議,八個小時只做出兩點結論:下次會議請總經理到場、全省主管三日後重回台北開會。Robert苦笑說:「主題是員工旅遊提案,但福委會主委臨時出差,全台主管卻全員到齊,只好硬著頭開下去,最後還是沒人有權做結論。」

「key man不在、有權的仲裁者也沒有與會,再加上人多嘴雜,都是會議的殺手。」Robert擔任經理後決定修正會議申請單,將關鍵人物與仲裁者出席需求列入,只要其中一位無法出席,或無特殊原因與會人數卻超過十人,會議就取消。


Robert的解決方法,或許得到許多管理者認同。但派屈克藍奇歐尼(Patrick Lencioni)著《開會開到死》(Death by Meeting),則認為會要開愈多才會愈有效率。他拿電視節目來模擬開會類型,如類似頭條新聞的日報備會、像情境喜劇的周戰略會、好比電影的月策略會,及如同迷你影集的季外地檢討會。


日報備會每天早上進行,時間最多五分鐘,與會人只准站著開不准坐下,只談行政不討論策略,內容在於分享每日行程,確認當日有無遺漏計畫。周戰略會最長90分鐘,內容為檢討每周活動、評估指標及克服戰略性障礙及問題,這類會議只討論特定、短期議題,而不是長期決策。


月策略會議時間最長四小時,性質為討論、分析、腦力激盪,或決定影響遠期成敗的重要議題,但議題不超過兩個,與會者需事先準備並在會議中加入衝突點。每季外地檢討會則是跨天會議,會議地點需遠離辦公室,限內部成員參與,內容圍繞在評估策略與產業趨勢、團隊與人員評估及競爭狀況與產業評估。


中華網龍協理陳誌敏解讀書中所述,雖然無效率的會議浪費掉太多時間,但解決辦法不是停止開會、而是把會開得更好,有時會議要拆開進行,這也是「開更多會來提高開會效率」的精神。






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