執行專案的時候，若是進度延誤的話，整個專案可能會失控。
 
  我的學生小翁正負責規劃一個展覽專案，但因檔期關係，被告知要提前展出，所以面臨到要縮短專案規畫時間，整個計畫大亂，預算、品質、進度出現問題，他打越洋電話緊急問我怎麼辦？我告訴他可以大膽將企畫時間（工時）砍一半，專案就可以順利執行！

他大呼驚訝地說：「這時間是專業人員估計出來，砍了之後做得到嗎？」我回答：「當然做得到！只是你要聽我的建議，並且努力謹慎的執行。」以下就是我對他的建議。

我告訴他，規劃專案的進度，首先要知道所有的工作內容，也就是要將所有的活動步驟列為清單，然後找出工作之間的關係排序。有三種工作順序，必須確認清楚。

首先，確認工作之間的「強制順序」關係，譬如產品先研發後才能生產；而展覽活動則先確認展覽地點之後，才能進行場地設計、招商等接續活動。

其次，找出專案活動之間的「自由順序」關係，也就是可以自由決定開始時間或是同時開展，不會影響到後續活動，例如宣傳工作與場地部署就可以同時執行。

最後，找出「外部相依」關係，也就是專案活動與外部活動有相依關係，例如申請展覽場地，要通過相關審查，而審查時間的長短，專案團隊無法控制。

找出「強制順序」、「自由順序」和「外部相依」這三種關係，就可以進行活動的排序。在專案工作排序上，許多專業的專案管理軟體都可以輕鬆協助處理，但了解每個活動順序後，活動的時間如何估算？

活動工時，大部分的專案負責人都是找專家諮詢，或是用過去的經驗推估，推算出一個時間，或是正常、悲觀、樂觀三個時間方式，但是在推算過程中，專案負責人通常都會將每個活動時間高估一點，因為怕做不完，然後專案經理把每個負責人時間加總後，往往也再加上自己的安全時間，然後報給高層，所以專案估計的時間，往往都可以壓縮，甚至縮短一半。

砍掉一半時間之後，要注意到專案團隊的工作態度，特別是兩個現象。一是「提早完成不報告」，一個工作估計五天完成，專案成員作了三天就完成，他通常不會主動報告，反而會東摸西摸，撐到第五天，才回報完成。二是「學生症候群」，也就是臨時抱佛腳，一個工作估計五天完成，專案成員會想，還有五天，到了第三天才開始做就可以，所以常常造成專案的急迫。

所以我告訴小翁，縮短工時後，必須召集團隊成員，明確告訴他們，每個活動都刪減一半工時，沒有安全時間，完工立刻報告，否則處分，小心地處理，專案就可以妥善完成。