工作效率／開會 key man出席才算數
<P>上班族參加大大小小的會議，不但浪費時間，更是工作效率最大殺手。想要開會有效率，必須「找到key man（關鍵人物）、做好準備」，但也有人認為「開更多會」，才能讓會議更有效率。 <BR> <BR> 曾在連鎖補教業擔任管理部經理的Robert，曾開過一場馬拉松會議，八個小時只做出兩點結論：下次會議請總經理到場、全省主管三日後重回台北開會。Robert苦笑說：「主題是員工旅遊提案，但福委會主委臨時出差，全台主管卻全員到齊，只好硬著頭開下去，最後還是沒人有權做結論。」 </P>
<P>「key man不在、有權的仲裁者也沒有與會，再加上人多嘴雜，都是會議的殺手。」Robert擔任經理後決定修正會議申請單，將關鍵人物與仲裁者出席需求列入，只要其中一位無法出席，或無特殊原因與會人數卻超過十人，會議就取消。 </P>
<P><BR>Robert的解決方法，或許得到許多管理者認同。但派屈克藍奇歐尼（Patrick Lencioni）著《開會開到死》（Death by Meeting），則認為會要開愈多才會愈有效率。他拿電視節目來模擬開會類型，如類似頭條新聞的日報備會、像情境喜劇的周戰略會、好比電影的月策略會，及如同迷你影集的季外地檢討會。 </P>
<P><BR>日報備會每天早上進行，時間最多五分鐘，與會人只准站著開不准坐下，只談行政不討論策略，內容在於分享每日行程，確認當日有無遺漏計畫。周戰略會最長90分鐘，內容為檢討每周活動、評估指標及克服戰略性障礙及問題，這類會議只討論特定、短期議題，而不是長期決策。 </P>
<P><BR>月策略會議時間最長四小時，性質為討論、分析、腦力激盪，或決定影響遠期成敗的重要議題，但議題不超過兩個，與會者需事先準備並在會議中加入衝突點。每季外地檢討會則是跨天會議，會議地點需遠離辦公室，限內部成員參與，內容圍繞在評估策略與產業趨勢、團隊與人員評估及競爭狀況與產業評估。 </P>
<P><BR>中華網龍協理陳誌敏解讀書中所述，雖然無效率的會議浪費掉太多時間，但解決辦法不是停止開會、而是把會開得更好，有時會議要拆開進行，這也是「開更多會來提高開會效率」的精神。 <BR></P>