秘書不只反應能力好，還要貼心
<p>秘書的工作大致與一般行政助理差不多，不同的是秘書負責主管或老闆個人工作上的事情，也有些會包含到要處理老闆私人的事情。</p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;"><br></p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;">我是一間外商公司秘書，9點進公司，就是確認總經理當天的行程，然後帶著筆記型電腦跟總經理去開會，一邊將會議紀錄敲進電腦裡，一邊還要協助秘書溝通會議決議後的專案時程。</p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;"><br></p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;">會議結束後，左手拿起電話，回覆來電顯示未接的電話，右手則按著滑鼠，迅速瀏覽總經理的電子郵件，衡量事件的緊急程度，按照順序寫下總經理今天待處理的工作清單，時間就已經近中午了……。</p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;"><br></p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;">最常見的內容就是行程安排、接聽電話、文書處理、資料整理等等，工作看似簡單，但裡頭學問其實還真不少。<br></p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;"><br></p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;">首先，絕佳的溝通協調能力，以開會來說，如何協調內部同仁、合作廠商和客戶的時間，就需要很強的溝通技巧和協調能力。再來是主動提供貼心的服務，是讓工作更順利的潤滑劑。</p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;"><br></p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;">擔任秘書多年在這提供幾招小撇步：剛接觸新主管和部門時，最好先主動和新主管溝通好彼此合作的方式，如：手機響時，該不該接？哪些信件或是電子郵件要協助處理，哪些不需要？主動積極的溝通，將有助於縮短磨合期。</p><p style="background-color: rgb(255, 255, 255); font-family: 'Times New Roman'; font-size: medium;"><br></p><p>秘書，需要良好的反應能力、靈活度要夠，最重要的是要能夠獲得老闆的信任。</p>